Datenschutzhinweise

der BERUFLICHEN SCHULEN ALTÖTTING

A) Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

BERUFLICHE SCHULEN ALTÖTTING

Staatliches Berufliches Schulzentrum

Berufsschule, Wirtschaftsschule, Technikerschulen

Neuöttinger Straße 64c, 84503 Altötting

Telefon 08671 9296-500

Fax 08671 9296-599

E-Mail: verwaltung@bsaoe.de

 

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Behördlicher DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER der Beruflichen Schulen Altötting:

Stefan Reindl, OStR

Neuöttinger Straße 64c, 84503 Altötting

Telefon 08671 9296-500

E-Mail: verwaltung@bsaoe.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit im Folgenden nichts anderes angegeben ist, aus Art. 85 des Bayerischen Erziehungs- und Unterrichtsgesetzes (BayEUG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung der schulischen Aufgaben erforderlichen Daten zu verarbeiten.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt grundsätzlich durch die MIT-Systemhaus GmbH, Bahnhofstraße 25, 84453 Mühldorf am Inn, in unserem Auftrag. Für einzelne Verfahren setzen wir weitere Auftragsverarbeiter ein. Auf Anforderung werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Ihre Rechte

Als Betroffene* einer Datenverarbeitung haben Sie die folgenden Rechte:

  • Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, den Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München

Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München

Telefon: 089 2126 72-0

Telefax: 089 2126 72-50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

Internet: https://www.datenschutz-bayern.de

Weitere Informationen

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben, zu Beginn von A), genannten Kontaktdaten erreichen.

B) Informationen zum Internetauftritt

Technische Umsetzung

Unser Webserver wird durch die EnEm GmbH bei Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4-6, 32339 Espelkamp, E-Mail: security@mittwald.de betrieben.

Protokollierung

Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:

  • Datum und Uhrzeit der Anforderung
  • Name der angeforderten Datei/Seite
  • Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
  • Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc. )
  • Verwendeter Internetbrowser und verwendetes Betriebssystem
  • anonymisierte IP-Adresse des angeforderten Rechners
  • Übertragene Datenmenge
  • Protokolle
  • Referenz URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners

Nach Ende der Verbindung werden diese Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.

Aktive Komponenten

Wir verwenden aktive Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

 

Sichere Datenübertragung

Mit Aufruf dieses Informationsangebots bieten wir eine mit HTTPS und Perfect Forward Secrecy verschlüsselte Verbindung mit dem Verschlüsselungsprotokoll TLS 1.2 an, so dass Ihre Daten bei der Datenübertragung vor einer Kenntnisnahme durch Dritte geschützt sind. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Internetbrowser zur Nutzung dieser Möglichkeit aktuell zu halten.

Cookies

Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem Gerät gespeichert, die für die Dauer Ihres Besuches auf der Internetseite gültig sind („Session-Cookies“). Wir verwenden diese ausschließlich während Ihres Besuchs unserer Internetseite. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren, diese Funktion kann aber durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen für die laufende Sitzung oder dauerhaft abgeschaltet werden. Nach Ende Ihres Besuches wird Ihr Browser diese Cookies automatisch löschen.

Auswertung des Nutzungsverhaltens (Webtracking-Systeme; Reichweitenmessung)

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

 

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von ARt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrages zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

 

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Elektronische Post (E-Mail)

Informationen, die Sie unverschlüsselt per Elektronische Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation durch einfach E-Mail ist daher nicht gewährleistet. Wir setzen – wie viele E-Mail-Anbieter – Filter gegen unerwünschte Werbung („SPAM-Filter“) ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als unerwünschte Werbung einordnen und löschen. E-Mails, die schädigende Programme („Viren“) enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht.

C) Videokonferenzwerkzeug Visavid ("Visavid")

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung des Videokonferenzwerkzeugs Visavid zur datenschutzkonformen Durchführung von Videokonferenzen an bayerischen Schulen zur Durchführung des Distanzunterrichts, sowie für Lehrer- und Klassenkonferenzen und zur Kommunikation mit externen schulischen Partnern, z.B. anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen, Anbietern von Fortbildungsveranstaltungen, Dienstleister der Schulen und anderen Schulen und öffentlichen Stellen zur dienstlichen Aufgabenerfüllung.

Damit dient die Datenverarbeitung, soweit die Videokonferenz im Rahmen des Distanzunterrichts oder für andere unterrichtliche Zwecke erfolgt, der Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das BayEUG den Schulen zuweist.

a) Daten von Nutzern* von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer* wie Erziehungsberechtigte*, Schüler* ohne IDM-Anbindung)

Bei den Daten von Videokonferenzteilnehmern* ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer* wie Erziehungsberechtigte*, Schüler* ohne IDM-Anbindung) handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen der Durchführung einer Videokonferenz bekannt werden. Das sind beispielsweise Name, IP-Adresse, Inhaltsdaten der Videokonferenz und des Chats, ggf. inklusive Bild und Ton (vgl. Ziffer 3.1.2, 3.1.5, 3.2 und 3.3. Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden Protokolldaten von uns gespeichert.

Im Rahmen der Anwendung Visavid verwenden wir Javascript. Diese Funktion kann im Internetbrowser deaktiviert werden. Die Funktion ist jedoch notwendig, damit Visavid genutzt werden kann. Java-Applets oder Active-X-Controls werden nicht verwendet.

Wir setzen und verwenden dabei keine Cookies.

Wir verwenden „Local Storage“. Der Local Storage bietet Applikationen, die im Browser laufen, die Möglichkeit, Daten dort abzulegen. Anders als ein Cookie wird der Local Storage nicht automatisch an einen Server übertragen. Vielmehr organisiert die Applikation erst bei der Nutzung von Visavid entsprechend der Konfiguration, ob und welche Daten verarbeitet werden.

So haben die Nutzer* auch ohne Login z.B. die Möglichkeit, ihren Namen für weitere Sitzungen zu speichern. Das wird ausschließlich über den Local Storage, der sich auf dem Computer befindet, gelöst. Dort wird der Name abgelegt und beim erneuten Aufrufen ausgelesen. Den Nutzern* wird lediglich das Feld für den Teilnehmernamen vorausgefüllt und erst durch das Klicken auf „Beitreten“ der Videokonferenz werden die Daten tatsächlich übermittelt.

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.

Rechtsgrundlage

Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.

Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG, § 46 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V. m. § 19 Abs. 4 BaySchO i.V. m. Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

Zwecke

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Verwendung von Visavid erfolgt zur Bereitstellung von Videokonferenzräumen mit integrierter Chat-Funktion für Schulen und weitere Dienststellen, für Schulen zu den in Ziffer 1 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO genannten Zwecke, insbesondere zum Zwecke

  • der Durchführung von Distanzunterricht und
  • der Durchführung von Kommunikation mit Erziehungsberechtigten*.

Empfänger

Schulinterne Empfänger

Empfänger sind die Teilnehmer* der jeweiligen Videokonferenz (beispielsweise pädagogisches Personal, Schüler*, Praktikanten*, Referendare*, Seminarlehrkräfte und Seminarteilnehmer*). Diese sind Empfänger* hinsichtlich der in der Videokonferenz jeweils sichtbaren oder hörbaren Daten (konkret: sichtbare Profilinformationen, Videobild und Ton im Rahmen von Videokonferenzen und der gruppenbezogenen Nutzungsdaten, hierzu Ziffer 4.3. Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Externe Empfänger

Externe Empfänger können schul-externe Teilnehmer* von Videokonferenzen sein (beispielsweise von anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen). (Zu den jeweiligen Datenarten, die diese empfangen können, vgl. oben).

Zur Bereitstellung und Nutzung von Visavid ist die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewählte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach ARt. 28 DSGVO).

Die Schule bedient sich zur Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support von Visavid folgender Auftragsverarbeiter:

  • Auctores GmbH, Amberger Straße 82, 92318 Neumarkt

Die Auctrores GmbH bedient sich, beispielsweise zur Bereitstellung von Rechenzentrum-Services, einer Support-Hotline oder der Bereitstellung von VOIP-Interconnect für die telefonische Einwahl „weiterer Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art. 28 DSGVO. Alle Auftragsverarbeiter* haben ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum; die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Mitgliedstaaten der Europäischen Union bzw. Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum.

Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Im Rahmen der Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Art. 12 ff BayEGoyG ist das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Übermittlungsempfänger.

Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Die Vorgaben zur Speicherdauer sind grundsätzlich Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 7 der BaySchO zu entnehmen.

Davon abweichend gilt Folgendes:

  • Die Protokolldaten werden aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver nach spätestens sieben Tagen durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene gelöscht, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen. Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht.
  • Sämtliche Daten, die innerhalb einer Videokonferenz anfallen – also nicht nur Videobild und Ton (s. Ziffer 3.2. in Anlage 7 BaySchO), sondern insbesondere auch Chatnachrichten (s. Ziffer 3.3 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO) – werden nicht gespeichert, sondern mit Beendigung der Videkokonferenz gelöscht.

b) Daten von Nutzern* eines Visavid-Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, Lehrkräfte)

Zusätzlich zu den unter a) genannten Datenarten werden von Nutzern* eines Visavid-Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, Lehrkräfte) nach dem Login Stammdaten, Passwort und Inhaltsdaten im Sinne der Ziffern 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO verarbeitet.

Darüber hinaus wird im Nutzerkonto gespeichert, dass die Nutzer* den Nutzungsbedingungen zugestimmt haben.

Im Rahmen des Login-Prozesses werden die personenbezogenen Daten von Nutzern* eines Visavid-Nutzerkontos durch ein Identitäts- und Zugriffsmanagementsystem bzw. Identity- und Accessmanagementsystem (im Folgenden: „IAM“) (im Folgenden: ByCS IAM) verarbeitet. Dies bedeutet, dass ein Login für Visavid mit den ByCS-Nutzerdaten (Benutzername, Passwort) erfolgt und die Prüfung der Zugangsberechtigung im Rahmen dieses ByCS IAM (ebenfalls in datenschutzrechtlicher Verantwortung der jeweiligen Schule) abläuft. Das ByCS IAM übermittelt an Visavid nach erfolgreicher Prüfung der Zugangsberechtigung die relevanten schulbezogenen und personenbezogenen Daten, um den Nutzern* den Zugang zu ihrem jeweiligen Nutzerkonto zu ermöglichen. Genaue Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen des ByCS IAM finden sie in der Datenschutzerklärung zum Webportaldashboard ihrer jeweiligen Schule.

Rechtsgrundlage

Für die Verarbeitung der jeweiligen personenbezogenen Daten sind die für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang einschlägigen Rechtsgrundlagen in der Regel Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i.V. m. Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Person.

Zwecke

Siehe oben unter a) Daten von Nutzern* von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer* wie Erziehungsberechtigte*, Schüler* ohne IDM-Anbindung) – Zwecke.

Darüber hinaus wird Visavid zu Fortbildungszwecken genutzt.

Empfänger

Schulinterne Empfänger

Von der Schule beauftragter Administrator hinsichtlich Stammdaten, Passwort (dies nur schreibend) und Inhaltsdaten (Ziffer 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Im Übrigen siehe oben unter a) Daten von Nutzern* von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer* wie Erziehungsberechtigte*, Schüler* ohne IDM-Anbindung) – Schulinterne Empfänger.

Externe Empfänger

Siehe oben unter a) Daten von Nutzern* von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer* wie Erziehungsberechtigte*, Schüler* ohne IDM-Anbindung) – Empfänger.

Dauer der Speicherung

Siehe oben unter a) Daten von Nutzern* von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer* wie Erziehungsberechtigte*, Schüler* ohne IDM-Anbindung) – Dauer der Speicherung.

D) Informationen zu weiteren Verarbeitungen

Zur Erfüllung schulischer Aufgaben (Art. 2 BayEUG) verarbeiten wir personenbezogene Daten über folgende Personengruppen:

a) Daten von Schülern* und Erziehungsberechtigte*

Bei den Daten von Schülern* handelt es sich insbesondere um Namen, Adressdaten, Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit (soweit für die Schulpraxis erforderlich), Migrationshintergrund (Geburtsland, Jahr des Zuzugs nach Deutschland, Muttersprache deutsch/nicht deutsch). Leistungsdaten, Daten zur schulischen und beruflichen Vorbildung sowie zur Berufsausbildung. Ggf. werden auch besondere pädagogische Fördermaßnahmen, z.B. Empfehlungen zu Schullaufbahn, Schulversäumnissen und Ordnungsmaßnahmen nach ARt. 86 BayEUG gespeichert.

Bei den Daten von den Erziehungsberechtigten* handelt es sich insbesondere um Namen und Adressdaten sowie Angaben zum Sorgerecht.

Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsverordnung zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Schüler* und deren Erziehungsberechtigte* verarbeiten.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Herausgabe eines Jahresberichts für die Schüler* und die Erziehungsberechtigten* beruht auf Art. 85 Abs 3 BayEUG, gegebenenfalls im Hinblick auf Fotos auf einer Einwilligung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Namen und Adressdaten der Erziehungsberechtigten sowie von Angaben zum Sorgerecht ist Art. 85 Abs. 1 Satz 3 BayEUG.

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere folgenden spezifischen Zwecken:

Kommunikation mit Erziehungsberechtigten* (Art. 2 Abs. 4 BayEUG), Dokumentation von Schüler- und Schülerleistungsdaten, Zeugniserstellung (Art. 52, 85a BayEUG und Bestimmungen der Schulordnungen und der Lehrerdienstordnung); Ermittlung des sonderpädagogischen Förderbedarfs (Art. 19 BayEUG); Einsatz Mobiler Sonderpädagogischer Dienste (Art. 21 BayEUG), Praktikumsverwaltung (Art. 50 Abs. 3 und 4 BayEUG); Überwachung der Schulpflicht (Art. 57 BayEUG); Mitgestaltung des schulischen Lebens (Art. 62 ff. BayEUG); Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen (Art. 86 BayEUG); Durchführung der Schulstatistik (Art. 113b BayEUG); Evaluation und Qualitätsentwicklung (Art. 113c BayEUG); Schulberatung durch Beratungslehrkräfte oder Schulpsychologen (Art. 78 BayEUG); Schulfinanzierung (Art. 4, 10, 19 Bayerisches Schulfinanzierungsgesetz – BaySchFG); Öffentlichkeitsarbeit, Zusammenarbeit mit den Ausbildungsbetrieben zum Zwecke einer erfolgreichen dualen Berufsausbildung (§ 83 Abs. 2 BBiG).

Auskunftspflicht gegenüber der Schule

Eine Pflicht zur Auskunft durch Schüler* beziehungsweise der Erziehungsberechtigten* besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

Empfänger

An schulischen Stellen übermitteln wir Daten unserer Schüler* nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder oder anderweitig gesetzlich vorgesehen bzw. zulässig ist.

Zu den Empfängern* gehören insbesondere:

  • Erziehungsberechtigte*, Schüler* – Art. 85 Abs. 3 BayEUG
  • die zuständigen Schulaufsichtsbehörden – Art. 113 BayEUG
  • Rechnungsprüfungsbehörden – Art. 95 BayHO
  • das zuständige Jugendamt – Art. 31 BayEUG
  • die Träger des Schulaufwands – Art. 10, 19 BaySchFG
  • die Träger des Aufwands der Schülerbeförderung – Art. 1 Abs. 1 und 5 Schulwegkostenfreiheitsgesetz (SchKFrG) i.V. mit der Verordnung über die Schülerbeförderung
  • das Landesamt für Statistik – Art. 113b Abs. 10 BayEUG
  • die aufnehmende Schule im Falle eines Schulwechsels – Art. 85 Abs. 2 BayEUG, § 39 BaySchO
  • die Kreisverwaltungsbehörden – Art. 118 BayEUG und Art. 119 BayEUG
  • die archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG)
  • die zuständige Ausländerbehörde, wenn die Schule bei ausländischen Schulpflichtigen feststellt, dass sie nicht über hinreichende Deutschkenntnisse für einen erfolgreichen Schulbesuch verfügen – Art. 85 Abs. 2 BayEUG
  • das zuständige Gesundheitsamt – §§ 33-36 Infektionsschutzgesetz (IfSG); § 20 Abs. 8-10 IfSG
  • ggf. Angehörige des pädagogischen Personals der Partnerschule und Nutzer* in den virtuellen Kursen/Räumen der passwortgeschützten Lernplattform
  • Zielschule bei Schulwechsel – Art. 85a Abs. 3 BayEUG
  • die Ausbildungsbetriebe – Art. 85 Abs. 1 BayEUG i.V. m. § 25 Abs. 1 Berufsschulordnung (BSO)
  • die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen – Art. 85 Abs. 1 BayEUG i.V. m. §§ 35 Abs. 1 Nr. 3, 24 Abs. 2 BSO i.V. m. § 37 Abs. 3 Satz 2 Berufsbildungsgesetz (BBiG)
  • der jeweilige Maßnahmenträger von außerschulischen (Aus-)Bildungsmaßnahmen – Art. 85 Abs. 1 BayEUG i.V. m. § 25 Abs. 2 BSO

Dauer der Speicherung

Grundsatz: Daten von Schülern* und Erziehungsberechtigten* werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Daten in Schülerunterlagen: Für Daten, die in den Schülerunterlagen gespeichert sind, gelten gemäß § 40 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) grundsätzlich folgende Speicherfristen:

  • 50 Jahre: Schülerstammblatt; Abschlusszeugnisse oder sie ersetzende Zeugnisse in Abschrift; Zeugnisse, die schulische Berechtigungen verleihen, in Abschrift; Urkunden, die zum Führen einer Berufsbezeichnung berechtigen, in Abschrift
  • 2 Jahre: Leistungsnachweise
  • 1 Jahr: alle übrigen Daten

Die Löschfristen für die Leistungsnachweise beginnen mit Ablauf des Schuljahres, in dem sie angefertigt wurden. Die Löschfristen der übrigen Daten beginnen mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Schüler* die Schule verlassen.

Aufzeichnungen im Rahmen der Schulberatung: Aufzeichnungen über Beratungen durch Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen werden bis zum Ablauf von drei Jahren nach dem Ende des Schulbesuchs der betreffenden Schüler* unter Verschluss gehalten und anschließend vernichtet (vgl. Bekanntmachung über die Schulberatung in Bayern, Abschnitt III Nr. 4.4).

b) Daten von Lehrkräften

Von Lehrkräften verarbeiten wir Namen, Staatsangehörigkeit, Angaben zur Lehrbefähigung und zum Unterrichtseinsatz sowie ggf. weitere Personaldaten, soweit diese zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird bei der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt).

Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsverordnung zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Lehrkräfte verarbeiten.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG). Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG).

Auskunftspflicht gegenüber der Schule

Eine Pflicht zur Auskunft durch Lehrkräfte besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

Empfänger

An externe Stellen übermitteln wir Daten der Lehrkräfte nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Zu den Empfängern* gehören insbesondere:

  • Erziehungsberechtigte*, Schüler* – Art. 85 Abs. 1 und 3 BayEUG
  • die zuständigen Schulaufsichtsbehörden – Art. 113 BayEUG
  • Rechnungsprüfungsbehörden – Art. 95 BayHO
  • zu zuständigen personalverantwortlichen Stellen – Art. 103 ff BayBG
  • das Landesamt für Finanzen – Art. 103 ff BayBG
  • das Landesamt für Statistik – Art. 113b Abs. 10 BayEUG
  • bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach BayArchivG
  • das zuständige Gesundheitsamt – §§ 33-36 IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG
  • ggf. Angehörige des pädagogischen Personals der Partnerschule und Nutzer* in den jeweiligen Kursen/Räumen im Rahmen der passwortgeschützten Lernplattform

Dauer der Speicherung

Grundsatz: Daten von Lehrkräften werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Personaldaten: Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach den Art. 103 ff BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmer* bzw. Beschäftigten* nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BG.

c) Daten des nicht unterrichtenden Pesonal

Von nicht unterrichtendem Personal führen wir die Personaldaten, die zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird von der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt).

Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsverordnung zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten des nicht unterrichtenden Personals verarbeiten

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 BayBG. Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist (im Falle der Arbeitnehmer* bzw. Beschäftigten* nach § 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff BayBG).

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 104 BayBG).

Empfänger

An externe Stellen übermitteln wir Daten des nicht unterrichtenden Personals nur, soweit es zu Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Zu den Empfängern gehören insbesondere:

  • Erziehungsberechtigte*, Schüler* – Art. 85 Abs 1 BayEUG
  • die zuständigen Schulaufsichtsbehörden – Art. 113 BayEUG
  • Rechnungsprüfungsbehörden – Art. 95 BayHO
  • die zuständigen personalverwaltenden Stellen – Art. 103 ff BayBG
  • das Landesamt für Finanzen – Art. 103 ff BayBG
  • das Landesamt für Statistik – Art. 113b Abs. 10 BayEUG
  • bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach dem BayArchivG
  • das zuständige Gesundheitsamt – §§ 33-36 IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG

Dauer der Speicherung

Grundsatz: Daten des nicht unterrichtenden Personals werden von uns grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie diese unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Personaldaten: Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach den Art. 103 ff BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmer* bzw. Beschäftigten* nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff BayBG.

d) Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen

(z.B. als Dienstleister* oder Handwerker*, Vertreter* von örtlichen Behörden oder Personen, die sich an die Schule wenden)

Name und Adressdaten

Weitere Daten werden je nach Art des Geschäfts- oder sonstigen Kontakts verarbeitet.

Rechtsgrundlage

Als Rechtsgrundlage kommt insbesondere Art. 6 Abs 1 UAbs. 1 Buchst. A DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. B DSGVO (Abwicklung eines Vertrages) in Betracht.

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient im Rahmen einer Einwilligung dem in der Einwilligung angegebenen Zweck oder bei der Abwicklung eines Vertrages der Erfüllung des jeweiligen Vertrages.

Empfänger

An externe Stellen übermitteln wir Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Dauer der Speicherung

Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen, werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

*Im gesamten vorstehenden Text wird in der Mehrzahl gesprochen. Gemeint sind stets alle Geschlechter gleichermaßen.